As empresas utilizam cada vez mais sistemas de processamento electrónico de dados para registo dos factos patrimoniais, nomeadamente para a facturação. Estes registos são objecto de verificação pelos serviços de inspecção no âmbito das suas competências de controlo da situação tributária dos contribuintes.

Tendo em vista facilitar tal tarefa, face à diversidade de sistemas, tem vindo a ser preconizada, no âmbito da OCDE, a criação de um ficheiro normalizado com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

Assim, a Portaria 321-A/2007 de 26-3, estabeleceu que os sujeitos passivos de IRC que exerçam, a título principal, uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigados a produzir um ficheiro, de acordo com a estrutura de dados anexa a este diploma, sempre que solicitado pelos serviços de inspecção, no âmbito das suas competências. O ficheiro deve abranger a informação constante dos sistemas de facturação e de contabilidade (formato de ficheiro normalizado de auditoria tributária para exportação de dados, designado SAF -T).

Esta disposição aplica-se, relativamente aos sistemas de facturação, às operações efectuadas a partir do dia 1 de Janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aos registos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.

No entanto, para adaptação do ficheiro SAF-T (PT) ao novo Sistema de Normalização Contabilística (SNC), aprovado pelo Decreto-Lei 158/2009 de 13 de Julho, bem como a futura certificação do software de facturação, foram efectuadas alterações na estrutura de dados, aprovados no anexo da Portaria 1192/2009 de 8 de Outubro. Esta nova estrutura de dados entra em vigor a 1 de Janeiro de 2010, revogando o anterior ficheiro aprovado em 2007.

Em termos genéricos:

As aplicações de contabilidade e ou facturação devem, elas próprias, efectuar a exportação do conjunto predefinido de registos das bases de dados que produzam, num formato legível e comum, com a estrutura de dados e respectivas restrições previstas no esquema de validação, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

O ficheiro SAF-T (PT) deve ser gerado em formato normalizado, na linguagem XML, respeitando não só o esquema de validação SAF-T_PT.xsd que está disponível no endereço http://www.portaldasfinancas.gov.pt, como também o conteúdo especificado nesta portaria.

A geração do ficheiro SAF-T (PT) pelos sistemas de informação deve ser sempre efectuada para um determinado exercício fiscal ou período delimitado.

O ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade deve ser único para o período a que diz respeito. No caso de ficheiros SAF-T (PT) relativos à facturação, está prevista a possibilidade de ser gerado um para cada estabelecimento, se independentes do sistema de facturação adoptado a nível central. Se o sistema de facturação nos estabelecimentos estiver centralizado, deve ser fornecido um único ficheiro.

As aplicações integradas de contabilidade e facturação devem gerar um ficheiro com todas as tabelas obrigatórias. No caso de as aplicações de contabilidade e facturação gerarem ficheiros independentes, estes devem conter informação comum e informação específica.